Zpracovatelská smlouva

1.Smluvní strany a role

Zákazník je správcem. Orbox Labs s.r.o., IČO 29910340, se sídlem Pernerova 676/51, Karlín, 186 00 Praha 8, je zpracovatelem („my“).

2.Předmět, doba a povaha zpracování

• Předmět: poskytování služby Orbox podle obchodních podmínek.
• Doba: po dobu trvání smlouvy a do výmazu údajů podle této smlouvy.
• Povaha a účel: ukládání, uspořádání, zobrazování a analýza obsahu pomocí AI, aby bylo možné popsat procesy a připravit zadání automatizace.
• Typy údajů: jména, pracovní kontaktní údaje, pracovní role a další osobní údaje, které zákazník vloží do popisů procesů, příloh a chatu, a pokud zákazník zapne sledování, také osobní údaje obsažené v záznamech, které Orbox čte z připojených nástrojů, aby ověřil, že krok procesu proběhl.
• Subjekty údajů: zaměstnanci a uživatelé zákazníka a osoby, které zákazník ve svém obsahu zmíní (například zákazníci nebo dodavatelé).
• Zpracování zvláštních kategorií údajů se nepředpokládá. Zákazník je nebude vkládat, pokud to není nezbytné.

3.Naše povinnosti

Zavazujeme se:

• zpracovávat osobní údaje jen na základě doložených pokynů zákazníka, které tvoří obchodní podmínky a způsob, jakým zákazník službu používá, ledaže nám jiné zpracování ukládá právo EU nebo členského státu; v takovém případě zákazníka předem informujeme, pokud to právo nezakazuje;
• neprodleně zákazníka upozornit, pokud podle našeho názoru některý pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně osobních údajů;
• zajistit, aby se všechny osoby oprávněné údaje zpracovávat zavázaly k mlčenlivosti;
• přijmout technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR popsaná níže;
• s ohledem na povahu zpracování pomáhat zákazníkovi vyřizovat žádosti subjektů údajů;
• pomáhat zákazníkovi plnit povinnosti podle čl. 32 až 36 GDPR (zabezpečení, ohlašování porušení, posouzení vlivu a předchozí konzultace);
• oznámit zákazníkovi porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění;
• po skončení smlouvy podle volby zákazníka všechny osobní údaje vymazat nebo vrátit, pokud nám zákon neukládá je uchovat;
• poskytnout informace potřebné k doložení souladu a umožnit audit zákazníkem nebo jím pověřeným auditorem, s přiměřeným předstihem a nejvýše jednou ročně, nedošlo-li k porušení.

4.Bezpečnostní opatření

• šifrování dat při přenosu (TLS) i při uložení;
• přístup k datům zákazníků jen pro oprávněné pracovníky podle principu nejnižších oprávnění, se záznamem přístupů;
• oddělení pracovních prostorů jednotlivých zákazníků;
• pravidelné zálohy a ověřená obnova;
• pravidelné aktualizace a řízení zranitelností;
• vícefázové ověření pro pracovníky a pravidelná kontrola, kdo má k datům přístup;
• bezpečnostní monitoring, centrální sběr záznamů a postup pro řešení bezpečnostních incidentů;
• závazek mlčenlivosti a pravidelné školení bezpečnosti pro pracovníky;
• prověření každého dalšího zpracovatele před jeho zapojením a smlouva, která ho k těmto opatřením zavazuje.

5.Další zpracovatelé

Zákazník uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů uvedených na stránce Subdodavatelé. O přidání nebo výměně dalšího zpracovatele zákazníka informujeme nejméně 30 dní předem. Zákazník může z rozumných důvodů vznést námitku; pokud ji nevyřešíme, může smlouvu vypovědět.

Každému dalšímu zpracovateli ukládáme stejné povinnosti ochrany osobních údajů, jaké ukládá tato smlouva nám, a za jejich plnění odpovídáme.

6.Předávání mimo EHP

Osobní údaje předáváme mimo Evropský hospodářský prostor jen tam, kde platí rozhodnutí o odpovídající ochraně, nebo na základě standardních smluvních doložek Evropské komise spolu s potřebnými doplňkovými opatřeními.

7.Závěrečná ustanovení

Odpovědnost podle této smlouvy se řídí obchodními podmínkami. V otázkách ochrany osobních údajů má tato smlouva před obchodními podmínkami přednost. Řídí se českým právem.

Tato smlouva nabývá účinnosti dne 18. srpna 2026.