Orbox
Do pořadí
Jak to funguje

Od rozhovoru k automatizaci

Nemusíte umět programovat ani kreslit diagramy. Stačí si s Orboxem promluvit o tom, jak u vás práce chodí.

Začít

Tři kroky

  1. 01 / 03

    Popíšete proces

    Vlastními slovy, jako novému kolegovi. Žádný formulář, žádný diagram.

    Kdo: Vy nebo kdokoli, kdo proces dělá

    Popis · Zpracování přijatých faktur

    Faktury chodí do Gmailu, účetní je zkontroluje v Pohodě a vedoucí schválí ve Slacku.

    Odpovězte Orboxu…
  2. 02 / 03

    Orbox ho sepíše

    Doptá se na výjimky a sepíše proces přehledně, rozdělený do kroků.

    Kdo: Orbox

    Upřesnění · Zpracování přijatých faktur
    1. 1
      Příjem fakturyGmail
    2. 2
      Kontrola účetníPohoda
    3. 3
      Schválení vedoucímSlack

    Sepisuji kroky…

  3. 03 / 03

    Programátor automatizuje

    Dostane jasné zadání a ví, co má dělat. Krok po kroku.

    Kdo: Váš programátor, nebo Partner Orboxu

    claude · připojeno k Orboxu
    > Vezmi další krok z procesu „Zpracování faktur“ a zautomatizuj ho.● orbox · next_step("zpracovani-faktur")Krok 3/9: Kontrola proti objednávce (Pohoda)Přebírá: údaje vytěžené pomocí AI, krok 2Předává: Slack (schválení) nebo Asana (nesrovnalost)● Píšu kontrolu a testy podle zadání…✓ orbox · complete_step(3) — hotovo, 4 testy prošly

Ukázka na jednom procesu

Zpracování faktur od e-mailu v Gmailu po zaúčtování v Pohodě. Jeden proces, sedm nástrojů a u každ����ho kroku jasné, kdo ho dělá a kam ho předává.

  • Gmail
  • OpenAI
  • Pohoda
  • Asana
  • +3
Rozhovor
  1. Vy

    Faktury nám chodí do Gmailu. Údaje z nich vytáhne AI, účetní je zkontroluje proti objednávce v Pohodě, vedoucí je schválí ve Slacku a pak je zaúčtujeme a zaplatíme.

  2. Kdo schvaluje faktury nad 50 000 Kč?

  3. Vy

    Ředitel, ve Slacku. Pod tím stačí vedoucí oddělení.

  4. Co když faktura nesedí s objednávkou?

  5. Vy

    Účetní dostane úkol v Asaně a vyřeší to s dodavatelem. Pak faktura pokračuje ke schválení.

Co z toho dostane programátor
ÚčetnictvíZpracování přijatých faktur
Popis procesu
Spouštěč
Faktura přijde do Gmailu na faktury@firma.cz
Výsledek
Faktura je zaúčtovaná v Pohodě, zaplacená a dohledatelná v archivu.
Nástroje
GmailOpenAIPohodaAsanaSlackRevolut BusinessGoogle Drive
Postup
  1. 1
    Příjem faktury z e-mailuÚčetní, nástroj Gmail
    Lze automatizovat
  2. 2
    Vytěžení údajů pomocí AIÚčetní, nástroj OpenAI
    Lze automatizovat
  3. 3
    Kontrola proti objednávceÚčetní, nástroj Pohoda
    Lze automatizovat
  4. 4
    Řešení nesrovnalosti s dodavatelemÚčetní, nástroj Asana
    Zůstává na člověku
  5. 5
    Schválení vedoucím odděleníVedoucí, nástroj Slack
    Zůstává na člověku
  6. 6
    Schválení faktur nad 50 000 KčŘeditel, nástroj Slack
    Zůstává na člověku
  7. 7
    Zaúčtování fakturyÚčetní, nástroj Pohoda
    Lze automatizovat
  8. 8
    Příprava platbyÚčetní, nástroj Revolut Business
    Lze automatizovat
  9. 9
    Archivace dokladuÚčetní, nástroj Google Drive
    Lze automatizovat
Otevřít celý příklad

Nový proces vymyslíte spolu

Ne každý proces už existuje. Řekněte Orboxu, čeho chcete dosáhnout, a on ho s vámi promyslí: doptá se na situace, na které jste nepomysleli, a navrhne, co se obvykle zapomíná.

  • Ptá se na výjimky, zástupy a termíny dřív, než způsobí potíže.
  • Navazuje na vaše stávající procesy, takže nový zapadne do toho, jak firma už funguje.
  • Rozhodujete vy. Orbox navrhuje, vy každý krok potvrdíte.

Čím víc procesů v Orboxu máte, tím lépe nový přizpůsobí vaší firmě. Na čerstvém účtu vychází jen z vašeho popisu.

  1. Vy

    Chceme zavést schvalování dovolených. Teď to řešíme mailem.

  2. V procesu Nástup zaměstnance schvaluje žádosti vedoucí týmu. Má schvalovat i dovolené?

  3. Vy

    Ano, vedoucí týmu.

  4. A kdo schvaluje, když je vedoucí sám pryč? Máme hlídat, aby nebyla na dovolené půlka týmu najednou?

Víte, když se praxe rozejde s popisem

Když proces běží, Orbox umí v připojených nástrojích ověřit, že každý krok opravdu proběhl, a upozorní vás, když proces neběží tak, jak je popsaný.

  • Jen nástroje, které vyberete. Čte jen to, co potřebuje, a nic nemění.
  • Upozornění jsou zdarma. Každý ověřený krok stojí malé množství kreditů.
  • Volitelné. Popis procesů funguje i bez připojení čehokoli.
Zpracování faktur · dnes
  1. Faktura přijataGmailOvěřeno
  2. Spárována s objednávkouPohodaOvěřeno
  3. Schválena ředitelemSlackNeproběhlo

Faktura nad 50 000 Kč byla zaplacena bez schválení ředitelem ve Slacku.

Časté otázky

Na co se nás firmy nejčastěji ptají, než začnou.

Zobrazit ceník
  • Musíme mít IT oddělení?

    Ne. Proces popisuje ten, kdo ho dělá, a nemusí kreslit diagramy ani psát dokumentaci. Na automatizaci stačí jeden programátor, a když ho nemáte, propojíme vás s Partnerem Orboxu.

  • Co když každý dělá proces trochu jinak?

    To je běžné a Orbox to odhalí. Doptá se na rozdíly a výjimky a vy rozhodnete, jak má proces vypadat.

  • Musíme kvůli tomu měnit nástroje?

    Ne. Automatizuje se v nástrojích, které už používáte, ať je to e-mail, účetní systém nebo tabulky.

  • Jak dlouho to trvá?

    Popis procesu zabere pár minut. Automatizace záleží na počtu a složitosti kroků. Protože se postupuje krok po kroku, první kroky vám můžou šetřit čas dřív, než je hotový celý proces.

  • Co když se proces časem změní?

    Popis v Orboxu upravíte stejně, jako jste ho vytvořili, rozhovorem. Programátor pak pracuje s aktuální verzí.

Co chcete automatizovat jako první?